바야흐로 주 52시간 근무제의 시대입니다. 여러 의견이 있을 수 있으나, 전반적으로 볼 때 근로자의 과도한 노동을 방지하고 일과 삶의 균형을 잡아준다는 점에서 좋은 제도로 자리를 잡아가고 있습니다. 물론 법률로 제정되었기에 지키지 않을 수 없다는 측면도 있습니다만…^^;;
이와 같이 도입된 제도 중에서는 유연근무제 역시 빠질 수 없는데요. 선택근무제, 탄력근무제, 시차출퇴근제 등은 근로자들의 업무 스타일에 따라 다양하게 편의를 제공하나, 한편으로는 근태 업무를 담당하는 분의 입장에서 볼 때 업무가 많이 복잡해진 게 사실입니다.

 ‘유연근무제’라는 이름에 걸맞게 실제로 다수의 기업이 다양한 방식으로 근무제를 도입하고 있습니다. 직원이 몇 명 안 되는 회사인 경우에는 수작업으로 근무내역을 취합/정리해도 별문제가 없겠지만, 100명 정도만 되어도 일이 복잡해집니다. 그래서 IT 힘을 빌려 전산시스템을 도입하는 경우가 많아졌지요.

 근태관리시스템을 도입하는 방식에는 크게 두 가지 방식이 있습니다. 각자의 환경에 딱 맞는 시스템을 구축하는 경우와 SaaS 서비스처럼 기존에 운영되고 있는 솔루션을 사용하는 경우입니다. 간단하게 두 가지 경우를 비교해보면 다음과 같습니다.

 저희 경험에 비춰보면, 근태시스템은 일반적으로 SaaS 방식으로 도입되는 경우가 더 많았습니다. 근태라는 단일업무의 전산화를 위해 엄청나게 큰 예산을 투입하기가 어려운 게 현실인 거지요. 시장에선 많은 종류의 SaaS 근태서비스가 나와 있는데요, 같은 근태시스템이라고 해도 서비스의 차이가 꽤 많다는 점이 변수입니다.

 그럼 근태시스템을 고를 때 어떤 점을 유심히 살펴보아야 할까요? 몇 가지 포인트를 짚어볼 수 있습니다.

–  유연근무제 변화에 대응할 수 있는가?

[예를 들어 이런 설정화면이 필요할 수 있습니다 (출처 : 이수시스템)]

 정말 많은 종류의 근태 서비스가 나와있는데, 대부분은 유연근무제를 제대로 담아내지 못하고 있는 게 현실입니다. 아시다시피 유연근무제가 말 그대로 ‘유연’하기 때문에 변형이 정말 많이 일어날 수 있거든요. 같은 ‘부분선택근무제’라 할지라도 그 안에서 조금씩 다른 10여가지의 방식이 만들어질 수 있습니다. 결국 시스템도 어느 정도로 유연하게 대응할 수 있느냐 하는 게 중요하다는 거죠. 심지어 시차출퇴근제와 같이 한 가지 방식만 지원하면서 유연근무제를 지원한다고 홍보하는 경우도 있기 때문에 유심히 살펴보셔야 합니다.

–  다양한 정보를 제공할 수 있는가?

[개인에게 제공되는 근무캘린더 사례 (출처 : 이수시스템)]

 초기의 근태시스템은 직원들의 근무시간을 취합해서 급여 등에 반영하기 위해 만들어졌지만, 최근 주 52시간 근무제가 도입된 이후로는 회사가 직원들과 근무정보를 공유하고 근무환경을 개선하기 위한 관리시스템의 역할이 보다 강조되고 있습니다.

 그래서 임직원들에게 어떤 방식으로 서비스(!)를 하는지가 또 하나의 중요한 포인트가 될 수 있습니다. 유연근무제 안에서 근로자 본인의 근무계획을 수립하거나 승인을 받고, 또 과거 근무이력을 한눈에 확인할 수도 있어야 하겠지요. 과도한 근무가 있는 경우에 시스템이 사전에 알려주는 기능이 있다면 금상첨화일 것입니다. 물론 이러한 기능은 부서장이나 인사담당자에게도 제공되어 회사 차원에서도 사전에 방지할 수 있어야 합니다.

–  모바일 서비스를 제공하는가?

[개인에게 제공되는 근무 모바일 서비스 사례 (출처 : 이수시스템)]

 근태시스템은 특정 조직에 속한 모든 구성원에게 서비스되어야 합니다. 현실적으로 모든 직원이 PC를 사용할 수 없기 때문에 모바일을 이용한 서비스는 필수적이라고 할 수 있습니다. 모바일에서는 본인의 근무이력과 통계를 확인할 수 있도록 하고, 연장근무나 휴일근무 등을 비롯한 각종 신청과 승인을 할 수 있는 기능이 필요합니다. 푸시 메시지 기능을 활용해서 알림 서비스까지 제공한다면 더 유용하겠지요.

–  실시간 서비스인가?

 예전에는 근태나 근무이력을 보기 위해 며칠을 기다리는 경우가 허다했습니다. 어떤 경우에는 한 달에 한 번 급여를 위해서 근태를 취합하는 것 외에는 직원들의 근무이력을 알 수 없는 곳도 많았지요. 이런 경우에는 주 52시간 초과근무 등의 문제가 발생하고 난 후 한참이 지나서야 알게 되기 때문에 사전에 대응 할 수가 없습니다.

 결국 개인별로 출퇴근이 일어날 때 실시간으로 해당 정보가 조회되고 취합되어야만 근태/근무시스템은 의미가 있습니다. 계획을 수립할 때도 문제가 있는지 확인해서 적절한 수준의 근무계획이 수립되도록 해야겠지요.

 정보를 실시간으로 수집하고, 최대한 빨리 집계해야 근태 시스템의 역할을 할 수 있습니다.

–  기존에 운영하던 다른 시스템과 연결할 수 있는가?

 근태시스템을 운영할 때는 주변의 관련된 시스템과 연결이 필요한 경우도 많이 있습니다.

 예를 들어 직원들 정보를 관리하는 ERP나 e-HR 시스템을 이미 사용하고 있다면 해당 정보를 근태시스템에 다시 입력할 필요 없이 두 시스템을 연결해서 자동으로 가져오게 하는 게 좋겠지요. 또한 요즘 많이 사용하는 PC-OFF 솔루션과 연결해서 휴무인 직원들의 PC는 자동으로 꺼지도록 할 수도 있습니다. 출입보안업체들이 제공하는 출퇴근 기록기를 사용하는 경우도 많은데, 이럴 때는 출/퇴근 정보를 실시간으로 전송받아 시스템에 반영하기도 합니다.

 기본적으로 이런 연결작업(인터페이스라고 합니다)을 잘 할 수 있으면 시스템을 훨씬 더 편리하게 사용할 수 있게 됩니다. 번거로운 중간작업도 없앨 수 있기 때문에 업무 효율성을 높일 수 있지요.

 지금까지 주 52시간 근무제와 유연근무제를 잘 운영하기 위해 필요한 근태시스템을 고를 때 참고할만한 점들을 기술해보았습니다. 상황에 따라 적절한 시스템을 도입하고 기능을 잘 활용하기 위해서는 사전에 꼼꼼하게 살피고 준비하는 게 무엇보다 중요하겠지요. 아무쪼록 업무에 조금이나마 도움이 되셨기를 바랍니다.

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