쇼핑을 할 때에 처음 들른 가게에서 덥석 구매를 결정하는 일은 잘 없지요. 그 다음 가게에 더 싸고 마음에 드는 물건이 있을지 아직 보지 못했기 때문입니다. 보통은 괜찮은 물건이 있더라도 번거로움을 무릅쓰고 몇 군데 더 둘러본 뒤 결정하곤 하죠. 그렇다면 근방의 눈에 띄는 가게들의 가격과 제품 정보가 리스트화되어 한 눈에 볼 수 있도록 제공된다면, 그 중에 가장 맘에 드는 곳을 골라 구매할 수 있다면 얼마나 편리하며 효율적일까요? 이번에 소개드릴 ISU-EPS(ISU e-Procurement system, 전자구매시스템)이 하는 일이 바로 이와 비슷합니다. 지난번에 소개 드린 ISU-EOS(ISU e-Order system, 전자주문시스템)가 시스템 상에서 판매 오더를 운용하고 관리하기 위한 것이었다면, 이번에는 구매 오더를 내리기까지의 의사결정을 돕고 구매 관련 업무수행을 책임지는 솔루션이지요. 자, 이제부터 ISU-EPS를 소개하겠습니다.
ISU-EPS는 무엇?
ISU-EPS는 다음과 같이 기간계시스템인 SAP와 웹 시스템을 연계하여 정보 공유와 커뮤니케이션의 장을 열어주는 솔루션입니다.
정확히는 전자구매시스템이라기보다 전자구매입찰시스템이라고 해야 할까요? 우선, 거래처로 등록된 공급업체는 SAP에 접속할 수 있는 아이디와 패스워드를 부여 받습니다. 구매부서와 공급업체가 각각 시스템에 접속하여 쌍방향에서 관리할 수 있게 하는 것이죠.
그럼 이제 ISU-EPS를 통해 구매 오더가 생성되는 과정을 보겠습니다. 먼저 구매를 원하는 품목에 대하여 공급업체들에 입찰요청이 이루어지면, 이는 이메일로 통보되며 공급업체는 웹 또는 모바일에서 관련 정보를 확인할 수 있습니다. 각 공급업체가 입찰요청 정보를 바탕으로 단가, 납품 예정일, 비고 정보들을 기입하여 견적을 내면, 구매부서에서는 거래처별 단가와 납기에 대한 정보를 비교하고 낙찰 또는 유찰 여부를 결정하는 것이죠. 입찰선정화면에서 각 입찰에 대하여 최종 입찰완료를 체크한 후 선정된 입찰 건은 바로 구매 오더로 전환됩니다.
l 공급업체는 웹 시스템에서 입찰요청현황을 확인할 수 있습니다. 각 건에 대한 상세보기도 가능합니다.
l SAP를 통해 각 공급업체의 견적을 비교하고 구매 여부를 결정할 수 있습니다.
l 입찰 요청, 입찰 결과, 구매 오더에 대한 정보를 모바일로도 확인 가능합니다.
왜ISU-EPS인가?
ISU-EPS를 통해 입찰과 구매가 시스템 안에서 이루어질 때 우리 기업은 무엇을 얻을 수 있을까요?
①상시적 커뮤니케이션 가능
기존과 비교하여 가장 피부로 느껴질 만한 차이를 꼽으라면 바로 협력업체와의 커뮤니케이션이 원활해진다는 점입니다. 업무적 용건이 있을 때마다 전화나 팩스로 의사를 전달하고 확인하려니 손도 많이 가고 신경 써야 하는 게 이만 저만이 아닌데요. ISU-EPS가 구축된 후에는 구매부서뿐만 아니라 공급업체도 ID를 가지고 직접 웹 시스템이나 SAP에 접속하여 정보를 공유할 수 있습니다. 기존의 아날로그 방식에서 벗어나 시스템 안에서 협력업체와의 상시적인 소통 채널을 갖게 되는 것이죠. 이에 따라 거래할 때의 편의가 향상됨은 물론이며, 주요 공급업체와의 네트워크를 기반으로 효과적으로 협업할 수 있습니다.
②페이퍼리스에 기초한 업무 효율 증대
ISU-EPS의 구축은 종이서류에 기반하던 업무를 전자문서 기반으로 전환하면서 페이퍼리스(paperless)를 실현합니다. 수작업으로 동일한 업무를 처리할 때 따를 수밖에 없는 오류를 획기적으로 줄이면서 구매 활동의 안정성을 확보할 수 있습니다. 또한 문서가 오고 가는 번거로움 없이 시스템 안에서 구매 데이터가 실시간 공유됨에 따라 구매 프로세스의 리드타임은 감소하되 업무 편의와 생산성은 증대됩니다.
③구매 경쟁력 제고
ISU-EPS를 통해 입찰시스템이 도입되면 구매부서는 편리하게 선택지를 비교하여 보다 합리적인 가격에 구매를 결정할 수 있습니다. 이는 구매 단가를 낮춰 원가를 절감하는 효과가 있습니다. 뿐만 아니라 시스템 안에서 보존되고 축적된 구매 데이터를 바탕으로 기업은 이전보다 전략적인 구매 활동을 수행할 수 있겠지요.
④구매업무의 공정성 및 투명성 확보
ISU-EPS가 제공하는 또 하나의 핵심적인 이점은 구매 업무의 공정성 및 투명성을 확보할 수 있다는 데 있습니다. 허점이 많고 자금이 새어나갈 여지도 많은 기존의 업무 방식과 달리, 기간 시스템의 보완 및 연계가 이루어진 이후에는 구매 데이터가 SAP상에서 빠짐없이 공유되고 보존됩니다. 따라서 구매 관련 의사결정의 근거를 쉽게 파악할 수 있으며 자금의 유입과 유출 내역을 차후에도 명확하게 알 수 있습니다. 선진 기업을 일구어내기 위한 기반으로 업무의 가시성 확보와 투명성의 제고가 더욱 강조되는 요즘, 이는 비중 있게 고려해야 할 요소가 아닐 수 없습니다.
기업운영의 선진화와 업무수행의 전산화는 이제 반박의 여지없이 따라갈 수밖에 없는 이 시대 기업 경영의 트렌드입니다. ISU-EPS는 이러한 시대적 물살의 흐름에 발맞추어 투명한 자금 운용을 돕고 전산을 통한 정보 관리가 이루어지도록 하는 솔루션이지요. ISU-EPS는 기존의 닫혀있던 영역을 열어 더 넓고 새로운 소통과 혁신의 장을 보여줄 것입니다.
[문의]이수시스템 황선백 영업대표 02-6494-2998/ hsb@isu.co.kr