얼마 전 포스팅에서 ISU-EDS라는 이름의 전자증빙시스템을 소개한 바 있는데요. 전자증빙시스템이란 증빙관리에서 전표 생성 및 결재에 이르는 증빙처리 프로세스를 전산화하여 단일한 시스템에서 수행할 수 있도록 하는 솔루션이었지요. 오늘 포스팅에서는 바로 이 전자증빙시스템이 만들어지고 현업에 도입된 과정을 이야기하고자 합니다.

A사가 전자증빙시스템 도입을 시작하게 된 계기는 거슬러 올라가서 2012년 중순 경이었습니다. 이즈음 A사의 재경팀에는 고민거리가 있었는데요. 바로 과다하게 쏟아지는 법인카드 전표와 이 전표를 작성할 때 빈번하게 따르는 오류 때문이었습니다. 법인카드 전표의 양을 줄이고 증빙 처리를 보다 간편하게 할 방법은 없을까요? 이 같은 고민으로 골머리를 썩히고 있던 차, 때마침 법인카드 데이터를 중계하는 VAN사를 알게 되었습니다.

 Step1. 법인카드 데이터 연동하기

VAN 사는 법인카드 데이터를 ERP와 연계하여 현업에서 증빙관리를 보다 편리하게 하는 역할을 합니다. 이런 방법을 통하면 전표작성을 쉽게 하고 증빙 처리를 간편하게 할 수 있겠다는 아이디어가 떠올랐지요. 이는 발 빠르게 구체적 실행으로 이어졌습니다.

먼저 VAN 사와 접촉하여 데이터 연동 방식을 논의하고 데이터 연동 환경을 구축했습니다. 다음으로는 연동된 데이터를 확인할 수 있는 ERP 화면을 구성하고 이 데이터를 이용하여 전표를 손쉽게 작성할 수 있는 시스템을 개발하였는데요. 이는 가장 기본이 되는 데이터, 즉 GL계정 /코스트센터/세금코드 등의 3가지 데이터만 입력하여 전표를 작성 할 수 있도록 하는 것이었습니다.

물론, 새로운 증빙∙전표 관리 시스템이 적용된 처음에는 달라진 시스템에 적응하기 어렵다는 불만이 곳곳에서 제기되기도 했습니다. 그러나 이러한 불평도 한 달, 두 달이 지나고 새 시스템이 자리를 잡으면서는 업무 처리가 기존보다 훨씬 편해졌다는 긍정적 의견으로 바뀌었지요.

시간이 흘러 2016년에 이른 어느 날, 그러나 여전히 고민거리는 남아 있었습니다. 법인카드, 전자세금계산서, 실물증빙 등 주요 세 가지 타입의 증빙 가운데 개선된 것은 법인카드 증빙뿐이었습니다. 나머지 두 타입의 증빙 처리는 기존의 불편함이 개선되지 않은 채 그대로 남아 있었지요. 또한 기존의 업무 절차에 따라, ERP에서 작성한 모든 전표를 출력하여 증빙을 붙인 뒤 오프라인상으로 결재를 받고 결재 받은 문서를 창고에 관리하는 방식이 지속되고 있었습니다. 증빙 관리의 전반을 손질하여 증빙 처리에 수반되어온 고질적인 비효율을 타파하기 위해선 어떻게 해야 할까요?

Step2. 전자세금계산서 데이터 연동하기

매입 관련 증빙의 비율을 분석해보니 전체 증빙의 80~90%는 법인카드 및 전자세금계산서로 구성되어 있었습니다. 이 가운데 법인카드는 이미 데이터 연동이 이루어지고 있으므로 전자세금계산서에 대한 데이터 연동을 할 수 있다면 증빙 처리의 대부분을 데이터 연동으로 처리할 수 있게 되는 것이었죠.

기존에도 서비스 업체를 통해 전자세금계산서의 증빙 데이터를 ERP와 연동할 수는 있었지만, 특정 업체를 통해 발행된 전자세금계산서만 연동이 가능하다는 한계가 있었습니다. 나머지 전자세금계산서는 이메일 등으로 수신하여 오프라인으로 관리하고 있는 실정이었지요. 따라서 모든 매입과 관련된 전자세금계산서 데이터를 연동할 수 있는 방법이 필요했습니다.

국세청만 연동하는 방법으로는 결산이 늦어진다는 단점이 있어 이메일을 스크래핑 하는 방식의 솔루션을 적용하기로 결정하였는데요. 프로젝트의 주안점은 크게 두 가지였습니다. ①ERP에서 작성한 매입 관련 증빙을 관리하는 화면 및 전표 작성 화면을 웹으로 구현하고, ②작성된 전표는 바로 그룹웨어와 연동하여 전자결재 처리 후 관리할 수 있게 하는 것이었죠.

한편 데이터를 자동으로 수집하는 것이 불가능한 실물증빙의 경우는 그 비중을 최소화 하는 방향으로 진행하였습니다. 이를 위하여 모든 직원에게 기명식 법인카드를 불출하여 거의 모든 비용을 법인카드로 처리하도록 유도하였습니다.

이를 진행하여 시스템 개발을 완료하는 데까지 3개월간의 구축기간이 소요되었고 2016년 4월 시스템을 오픈하여 현재까지 사용 중에 있습니다.

새로운 전자증빙 시스템이 도입되면서, 결산 업무를 진행할 때 단일 웹 상에서 증빙을 확인하고 간편하게 전표를 작성할 수 있게 되었습니다. ERP 상에서 결재 처리 여부도 한눈에 확인할 수 있었지요. 이에 따라 전표 작성 시에 숱하게 발생하던 오류들이 자연히 제거되었음은 물론입니다.

법인카드 때와 마찬가지로 초기에는 낯선 사용방식에 불편함을 호소하는 목소리도 있었는데요. 꾸준한 시스템 개선과 교육을 거쳐 현재는 시스템 도입 후 달라진 증빙 처리 방식에 대하여 편리함을 느끼며 만족한다는 반응이 압도적입니다.

[문의] 이수시스템 황선백 영업대표 02-6494-2998/ hsb@isu.co.kr