모든 기업에서는 쉴 틈 없이 자금이 들어오고 또 빠져나갑니다. 그리고 돈이 오가는 모든 거래에서 공급자는 예외 없이 증빙을 발급해야 하는데요. 증빙의 형태는 세금계산서나 법인카드 사용에 따른 영수증, 간이영수증이나 현금영수증 등 다양합니다. 우리 회사가 공급자가 될 때는 그래도 사정이 나은데요. 문제는 우리가 물건을 구입하여 상대방이 증빙을 발행해줄 때입니다. 수많은 공급자로부터 발행된 여러 유형과 양식의 증빙 자료를 관리하는 일은 참으로 많은 주의와 노고를 요합니다. 사무의 많은 부분이 전산화되어 페이퍼리스(paperless)가 실현되었다지만 증빙 처리 업무에 있어서는 그렇지 않을 때가 많아 보입니다. 법인 카드를 사용한 내역이 이미 시스템 안에 저장되어 있어서 수북한 영수증과 증빙 자료를 펼쳐놓고 일일이 타이핑할 필요가 없다면 참으로 많은 수고와 비용이 절감될 수 있을 텐데요. 이러한 필요를 바탕으로 증빙처리 업무의 페이퍼리스를 구현하기 위해 탄생한 것이 바로 ISU-EDS(ISU e-Document system), 이수시스템의 전자증빙솔루션입니다.

What is ISU-EDS?

ISU-EDS는 증빙관리에서 전표 생성 및 결재에 이르는 증빙처리 프로세스를 전산화하여 단일한 시스템에서 수행할 수 있도록 하는 솔루션입니다. 회사가 돈을 쓰면 그 내역이 자동으로 시스템에 전송되어 영수증, 매입세금계산서, 실물증빙에 이르는 각종 증빙을 일괄적으로 관리할 수 있게 되는 것이죠. 이는 기간계 시스템인 ERP와 웹 시스템의 연계를 바탕으로 합니다. 이는 다음 그림에서 볼 수 있는 것처럼 전자증빙시스템을 통해 입력한 데이터를 SAP ERP에서도 손쉽게 확인하고 관리할 수 있도록 하기 위함입니다.

ㅣ  기간계 시스템인 ERP와 Web-System연계/구현이 기본적인 도입 범위이며, 법인카드 데이터 연동 / 매입세금계산서 통합관리 / 그룹웨어 결재 연동이 지원됩니다.

한편 ISU-EDS는 SAP 특유의 딱딱한 화면 대신 보다 친숙하고 편안한 인터페이스를 구현하여 사용자의 편의를 제고하였는데요. 우선 메인 화면을 보겠습니다.

ㅣ  각 메뉴 연결 및 주요 알림 표시 / 공지사항 / 간단한 GRAPH 등 사용자의 편의를 위한 화면 제공

메인 화면에서 ‘전표 작성’을 클릭하면 전자증빙시스템이라는 이름에 어울리는 주요 기능을 이용할 수 있습니다. 그것은 법인카드∙매입세금계산서 등 증빙 형태별로 증빙을 확인하고 전표를 작성할 수 있게 하는 기능인데요. 전표는 시스템 상의 증빙 데이터를 바탕으로 해당 데이터들이 자동으로 연결되기 때문에 보다 간편하게 작성할 수 있습니다.

ㅣ  증빙데이터를 선택하여 전표를 작성할 수 있다.

ISU-EDS는 그룹웨어와도 연동되어 있어, 작성한 전표는 바로 그룹웨어로 보내 결재를 요청할 수 있습니다. 또한 ‘전표관리’ 메뉴에서 결재의 진행 상황을 조회할 수 있지요. 이처럼 ISU-EDS는 ERP 및 그룹웨어와의 적절한 연계를 통해 단일한 웹 시스템 안에서 증빙 관리에 필요한 일련의 업무 프로세스를 처리할 수 있게 합니다.

이에 더하여, ISU-EDS는 반응형 웹 방식을 통해 일반 PC 뿐만 아니라 스마트 폰이나 태블릿 등의 모바일 기기에서도 사용할 수 있도록 구현하였습니다.

What is ISU-EDS for?

ISU-EDS가 어떤 기능을 담고 있는 시스템인지를 살펴보았는데요. 이러한 전자증빙시스템을 구축함으로써 기업이 얻을 수 있는 효과에는 무엇이 있을까요?

① 업무 편의 증대

전자증빙이 가져다 주는 이익을 꼽자면 그 첫 번째는 무엇보다도 업무 편의가 향상된다는 데 있을 것입니다. 증빙 관리가 ISU-EDS로 일원화되면서, 지출에 따른 증빙자료를 일일이 간수해야 하는 부담과 잡다한 숫자들을 타이핑할 수고를 덜 수 있겠지요. 또한 기존에는 증빙을 찾고자 할 경우 시간도 오래 걸리고 증빙 확인이 어려웠는데요. 전자증빙 도입 후에는 전표마다 시스템이 보유한 증빙 데이터와 연동되기 때문에 전표와 관련된 증빙 및 결재 문서를 언제든 쉽게 조회할 수 있습니다.

② 내부통제수준 향상

ISU-EDS는 증빙에서 전표 생성, 그 결재까지 아우르는 솔루션입니다. 따라서 전표가 만들어지고 결재 처리되기까지 전 과정을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 또한 지출 내역이 시스템에 자동으로 이관되고 저장되기 때문에, 담당자가 손으로 직접 입력하던 때에는 피할 수 없던 위변조 및 오류의 위험성이 원천적으로 제거됩니다.

③ 비용 절감

증빙-전표 간의 원활한 대사로 증빙관리와 결산 업무가 기존에 비할 수 없이 간편해진다는 점을 보았는데요. 이에 따라 전표를 수기로 작성하고 보관하던 기존에는 불가피하게 소모되던 인력과 시간∙금전적 비용이 절감됩니다. 이렇게 절약한 시간과 노동력은 담당자의 손길을 필요로 하는 보다 핵심적인 업무에 투입되어 더 큰 부가가치를 창출하는 데 기여할 것입니다.

자금의 유입과 유출 경로는 언제나 명확하게 파악되고 투명하게 관리되어야 합니다. 또한 불필요한 비용 소모와 비효율을 초래하는 업무 영역은 신속히 개선될 필요가 있을 것입니다. 수많은 거래업체에서 발급받은 꼬깃꼬깃한 영수증과 전표 더미를 뒤적이는 방식은 업무 담당자를 지치게 하며 ‘숫자’에는 구멍이 나기 마련입니다. 그렇기에 전자 세금계산서가 종이 세금계산서를 대체하는 것이고, 같은 흐름을 타고 전자증빙의 필요가 대두되는 것이지요. ISU-EDS가 가져올 변화와 진전은 증빙 및 결산업무 상의 혁신을 넘어 기업경영의 진일보로 나타날 것입니다.

[문의] 이수시스템 황선백 영업대표 02-6494-2998/ hsb@isu.co.kr